Rollen und Gruppen [Admidio-Wiki]

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====== Rollen und Gruppen ======

===== Was sind Rollen ? =====

Neben den [[de:2.0:profile|Mitgliederprofilen]] sind Rollen das zentrale Element von Admidio. Mit Hilfe der Rollen kannst du die Struktur deiner Organisation, Gruppierung oder Vereins abbilden. Eine Rolle kann dabei unterschiedliche Funktionen erfüllen. Rollen können zum Gruppieren von Mitgliedern genutzt werden. Sie können Abteilung, wie zum Beispiel Fußball oder Yoga sein, aber auch eine Position im Verein, wie zum Beispiel den Vorstand oder den Kassenwart. Ebenfalls einzelne Veranstaltungen, wie zum Beispiel Zeltlager oder Grillabend, können als Rolle definiert werden und so die teilnehmenden Mitglieder gruppiert werden. Später kannst du dann jeder Person, die du angelegt hast, die verschiedenen [[de:2.0:rollenmitgliedschaft|Rollen zuordnen]], aber auch wieder entfernen.

Neben der Strukturierung deiner Organisation kannst du über die Rollen auch die entsprechenden Berechtigungen setzen. Es kann über entsprechende Einstellungen der [[de:2.0:profile#wann_kann_ich_ein_profil_anschauen|Zugriff auf Profile]] deiner Mitglieder konfiguriert werden. Berechtigungen der Rollenmitglieder für weitere Admidio-Module kann ebenfalls je Rolle hinterlegt werden. Auch die Einstellung, wer den Mitgliedern dieser Rolle Nachrichten zukommen lassen darf kann je Rolle festgelegt werden.

Du selbst richtest die Rollen ein, die du für deine Struktur brauchst. Wichtig dabei ist, dass jeder Benutzer mindestens eine gültige Rollenzuordnung (z.B. Mitglied oder ähnliche) braucht, damit der Benutzer sich bei Admidio anmelden kann!

===== Wo verwalte ich Rollen ? =====

Im Bereich **Gruppen & Rollen** bekommst du einen Überblick über alle Rollen und Gruppen in deiner Organisation. Es wird dir dort für jede Rolle eine kleine Übersicht mit den Beschreibungen der möglichen Termine und der Funktionen angezeigt. Zu jeder Rollen kannst du dir schnell die Mitgliederliste dieser Gruppe / Rolle anzeigen lassen. Du kannst außerdem eine E-Mail an alle Rollenmitglieder schicken, einen vCard-Export durchführen, Mitglieder hinzufügen oder entfernen und die Rolle bearbeiten oder entfernen. Über die Funktion **Rolle anlegen** kannst du hier neue Gruppen oder Rollen hinzufügen.\\ 
{{:de:2.0:roles:groups-roles-overview.png?400|Gruppen & Rollen}}

===== Welche Vorteile bieten Rollen ? =====

Neben der Abbildung eurer Organisation und der Zuordnung von Mitglieder zu den unterschiedlichen Rollen, ist ein großer Vorteil der Rollen die Ausgabe von Mitgliederlisten. Diese können bei **Gruppen & Rollen** über den Menüpunkt **Listen konfigurieren** angelegt und bearbeitet werden. Du kannst dabei beliebige Profilfelder einer Liste zuordnen und diese anschließend für dich oder als Administrator für alle angemeldeten Benutzer zur Verfügung stellen. Die Listenkonfiguration kann für jede Rolle angewendet werden und ermöglicht den Export der Daten als Datei im Format *.xlsx, *.ods, *.csv oder PDF.

Eine weitere wichtige Eigenschaft der Rollen ist die Zuordnung von verschiedenen Rechten. Das fängt mit der Berechtigung an, in verschiedenen Modulen von Admidio, Einträge anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Des weiteren können Rechte im Umgang mit der Ansicht und Bearbeitung von Mitgliederprofilen vergeben werden. Letztendlich kann auch das Recht vergeben werden, weitere Rollen anzulegen, zu bearbeiten oder Mitglieder einzelnen Rollen zuzuweisen.

===== Wie richte ich Rollen ein ? =====

Eine neue Rolle kannst du in der Übersicht **Gruppen & Rollen** über die Schaltfläche **Rolle anlegen** hinzugfügen. Es öffnet sich nun der Dialog zum Anlegen einer neuen Rolle. Dieser Dialog ist in mehrere Abschnitte aufgeteilt, welche im Folgenden einzeln kurz beschrieben werden.

==== Name & Kategorie ====
Zu Beginn wird der **Name** der Rolle angegeben. Dieser sollte kurz, prägnant und passend sein. Der Name wird später überall im Profil angezeigt. Eine kurze **Beschreibung** sollte ebenfalls erfasst werden. Beim Zuordnen von Rollen wird die Beschreibung mit angezeigt und soll demjenigen helfen die richtige Rolle zu zuweisen.\\ 
Nutzt man viele Rollen, so bietet es sich an, diese in **Kategorien** zu verwalten, da dies die Übersichtlichkeit deutlich erhöht. Man kann zum Beispiel eine Gruppe //Mannschaften// erstellen und dieser alle Mannschaftsrollen zuweisen. Auch kann man eine Gruppe //Vorstandsfunktionen// machen und dort die Rollen //Vorsitzender//, //Kassenwart// usw. hinterlegen.\\ 
{{:de:2.0:roles:new-role-name-category.png?400|Name & Kategorie}}

==== Eigenschaften ====
Bei den Eigenschaften wird festgelegt, wer dieser Rolle **E-Mails zusenden** darf. Als Vorgabe dürfen dies immer alle **angemeldeten Benutzer** tun. Es kann aber auch festgelegt werden, dass dies nur **Rollenmitglieder**, **Besucher der Webseite** dürfen oder **Niemand** machen kann. Wähle hier immer nur die notwendige Einstellung. Besucher sollten i.d.R. nur den Administrator oder den Vorstand kontaktieren dürfen.\\ \\ 
Die Eigenschaft **Rollenmitgliedschaft sehen** legt fest, wer das Recht hat die [[de:2.0:rollenmitgliedschaft|Rollenmitgliedschaft]] zu dieser Rolle zu sehen. Diese ist normalerweise auf **Rollenmitglieder** gesetzt, kann aber auch mit der Auswahl **Niemand** unterbunden werden. Es ist möglich, dass nur die **Leiter** dieser Rolle oder dass **alle angemeldeten Benutzer** die Rollenmitglieder sehen können. Benutzer:innen, welche das Recht haben die Mitgliedschaft zu sehen, können Listen der Rollen aufrufen und sehen dort dann Vornamen und Nachnamen der Rollenmitglieder. Weitere Felder sind erst einmal nicht sichtbar, auch wenn diese in der Liste hinterlegt sind. Darf ein Benutzer oder eine Benutzerin ein Profil aufrufen, so sieht er oder sie im Profil ebenfalls die Rollenmitgliedschaft.\\ \\ 
Die Eigenschaft **Profile der Rollenmitglieder sehen** ermöglicht es dem Benutzer oder der Benutzerin die Profile aller Rollenmitlieder aufzurufen, sowie die vollständigen Listen mit allen Profilfeldern zu der Rolle einzusehen. Auch hier gibt es die Auswahl zwischen **Niemand**, **Rollenmitglieder**, **Leiter** oder **alle angemeldeten Benutzer**.\\ \\ 
Werden einer Rolle [[de:2.0:rollenmitgliedschaft#welche_funktion_haben_leiterinnen|Leiter:innen]] zugeordnet, so kann über die Einstellung **Leiter:in** festgelegt werden, ob ihnen besondere Rechte zugeteilt werden sollen. Als Vorgabe gibt es keine zusätzlichen Rechte, es kann aber festgelegt werden, dass sie neue Mitglieder dieser Rolle zuweisen bzw. entfernen können oder auch die Profile einzelner Rollenmitglieder bearbeiten können. Die zusätzlichen Rechte sollten mit Bedacht gesetzt werden, da damit weitreichende Möglichkeiten bestehen insbesondere wenn Leiter:innen beide Rechte bekommen.\\ \\ 
Möchte man bei der Anzeige der Rollenmitglieder bestimmte Profilfelder sehen, so kann eine individuelle **Standardliste** gewählt werden.\\ 
Die Anzahl der Rollenmitglieder wird über das Feld **Max.Teilnehmende** begrenzt. Ein Wert von 0 erlaubt eine unbegrenzte Zuordnung von Mitgliedern und ist hier die Vorauswahl.\\ \\ 
**Beitrag** und **Beitragszeitraum** sind rein informative Felder, welche erst durch das zusätzliche Plugin [[de:plugins:mitgliedsbeitrag|Mitgliedsbeitrag]] an Bedeutung gewinnen.\\ 
{{:de:2.0:roles:new-role-properties.png?400|Name & Kategorie}}

==== Berechtigungen ====
Die Rollen können nicht nur dafür genutzt werden, um einen Überblick über Gruppen oder Funktionen zu bekommen, sondern auch um den zugehörigen Mitgliedern entsprechende Rechte für bestimmte Module in Admidio zu geben. Die folgenden Berechtigungen können bei einer Rolle hinterlegt werden.\\ 
{{:de:2.0:roles:new-role-permissions.png?400|Berechtigungen}}
  * **Rollen verwalten und zuordnen**\\ Mit dieser Einstellung bekommen die angemeldete Benutzer:innen die Möglichkeit selber Rollen anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen, sowie weitere Mitglieder den Rollen zu zuordnen. Dies ist eine sehr mächtige Berechtigung und sollte i.d.R. nur dem Vorstand oder Administrator:innen zugewiesen werden.
  * **Mitgliederlisten aller Rollen einsehen**\\ Mit dieser Berechtigung ist es den angemeldeten Benutzer:innen erlaubt sämtliche Mitgliederlisten aller Rollen einzusehen. Damit einher geht dann auch die Möglichkeit die Profile der Mitglieder aufzurufen. Auch diese Berechtigung sollte mit Bedacht und i.d.R. nur dem Vorstand oder Administrator:innen zugewiesen werden.
  * **Registrierungen verwalten und zuordnen**\\ Mit dieser Berechtigung wird der Zugriff auf das Modul [[de:2.0:registration|Registrierungen]] vergeben. Angemeldete Benutzer:innen sehen dort neue Registrierungen und können diese akzeptieren, bestehenden Kontakten zuordnen oder die Registrierung abweisen.
  * **E-Mails an alle Rollen schreiben**\\ Mit dieser Berechtigung ist den Mitgliedern möglich im Modul **Nachrichten** E-Mails an alle konfigurierten Rollen dieses Systems zu schreiben.
  * **Profildaten aller Kontakte bearbeiten**\\ Mit dieser Berechtigung ist es den angemeldeten Benutzer:innen erlaubt sämtliche [[de:2.0:profile|Profile]] aller Kontakte einzusehen und zu bearbeiten. Auch diese Berechtigung sollte mit Bedacht und i.d.R. nur dem Vorstand oder Administrator:innen zugewiesen werden.\\ 
  * **Eigenes Profil bearbeiten**\\ Angemeldete Benutzer:innen können ihr [[de:2.0:profile|eigenes Profil]] bearbeiten.
  * **Ankündigungen verwalten**\\ Angemeldete Benutzer:innen bekommen die Berechtigung im Modul //Ankündigungen// neue Einträge zu erstellen, bestehende Einträge zu bearbeiten oder zu löschen.
  * **Veranstaltungen verwalten**\\ Angemeldete Benutzer:innen bekommen die Berechtigung im Modul [[de:2.0:events|Veranstaltungen]] neue Einträge zu erstellen, bestehende Einträge zu bearbeiten oder zu löschen.
  * **Fotos hochladen und bearbeiten**\\ Angemeldete Benutzer:innen bekommen die Berechtigung im Modul //Fotos// neue Einträge zu erstellen, bestehende Einträge zu bearbeiten oder zu löschen.
  * **Dokumente und Dateien verwalten**\\ Angemeldete Benutzer:innen können im Modul //Dokumente und Dateien// für sämtliche Ordner die Zugriffsberechtigungen vergeben. Damit kann festgelegt werden, welche Rollen Dateien in den jeweiligen Ordnern ansehen und herunterladen dürfen, sowie welche Rollen in den jeweiligen Ordnern Dateien hochladen und weitere Ordner erstellen dürfen.
  * **Gästebucheinträge bearbeiten und löschen**\\ Angemeldete Benutzer:innen bekommen die Berechtigung im Modul //Gästebuch// neue Einträge zu erstellen, bestehende Einträge zu bearbeiten oder zu löschen.
  * **Kommentare zu Gästebucheinträgen anlegen**\\ Angemeldete Benutzer:innen bekommen die Berechtigung im Modul //Gästebuch// Kommentare zu bestehenden Gästebucheinträgen anzulegen.
  * **Weblinks verwalten**\\ Angemeldete Benutzer:innen bekommen die Berechtigung im Modul //Weblinks// neue Einträge zu erstellen, bestehende Einträge zu bearbeiten oder zu löschen.


==== Termine / Treffen ====
Die Termineinstellungen sind optional und sollten nur bei Bedarf gefüllt werden. Hier können Termine für regelmäßige Treffen definiert werden. Diese erscheinen momentan allerdings nur in der Listenübersicht und werden noch nicht automatisch bei den [[de:2.0:events|Veranstaltungen]] eingetragen.\\ 
{{:de:2.0:roles:new-role-appointments.png?400|Termine / Treffen}}

==== Abhängigkeiten ====
Über die Abhängigkeiten kannst du bestimmen, dass Mitglieder anderer Rollen auch automatisch Mitglied dieser Rollen werden sollen. Werden hier Abhängigkeiten gesetzt, so werden sofort alle bisherigen Mitglieder der abhängigen Rolle Mitglied der aktuellen Rolle und später dann auch jedes neue Mitglied der abhängigen Rolle.\\ 
{{:de:2.0:roles:new-role-dependencies.png?400|Abhängigkeiten}}

===== Was sind aktive und inaktive Rollen ? =====

Neu angelegte Rollen sind erst einmal aktiv und sichtbar. Man kann diesen Rollen [[de:2.0:rollenmitgliedschaft|neue Mitglieder zuordnen]] und Rechte vergeben, welche dann auch sofort zur Anwendung kommen. 

Ist nun eine Rolle eigentlich nicht mehr gültig, weil sich z.B. eine Mannschaft aufgelöst hat, oder das Ereignis der Rolle in der Vergangenheit liegt, möchte man nicht unbedingt die Rolle direkt löschen. Ggf. möchte man später noch einsehen können, wer Mitglied dieser Rolle war, oder per E-Mail zu einem Ehemaligentreffen der Rollenmitglieder einladen. Die Rolle soll aber auch nicht mehr in Auswahllisten auftauchen und die Mitglieder sollen keine Rechte durch diese Rolle erhalten. So eine Rolle macht man zu einer **inaktiven Rolle** indem man in der Rollenübersicht das Icon **Rolle deaktivieren** anklickt. Die Zuordnung der Mitglieder bleibt, diese können auch weiterhin innerhalb der Rolle eine gültige Mitgliedschaft besitzen, allerdings werden sämtliche Rechte dieser Rolle aufgehoben und die Sichtbarkeit der Rolle stark eingeschränkt.